Voici les distinctions importantes.
Qu'est-ce qu'une assermentation?
Lors d'une assermentation, une personne fait une déclaration sous serment devant une personne autorisée à recevoir le serment.
Le déclarant affirme ainsi solennellement que sa déclaration est vraie.
Le commissaire reçoit ce serment.
Son intervention ne signifie pas qu'il a effectué une enquête indépendante pour vérifier chaque renseignement.
Qu'est-ce qu'une copie certifiée conforme?
Une copie certifiée conforme vise à établir qu'une copie reproduit fidèlement un document original suivant la procédure reconnue par l'organisme concerné.
Le Gouvernement du Québec précise qu'un commissaire à l'assermentation n'a pas, de façon générale, la fonction de certifier des documents ou d'attester qu'une copie est conforme à l'original.
Dans certains cas, une personne peut plutôt déclarer sous serment que la copie qu'elle présente est conforme à son document original.
Ce n'est pas la même chose qu'une certification autonome de la copie par le commissaire.
Une copie assermentée et une copie certifiée sont-elles identiques?
Non.
Certaines organisations acceptent une copie accompagnée d'une déclaration sous serment du détenteur.
D'autres exigent spécifiquement une copie certifiée par l'organisme émetteur ou une autre personne autorisée.
Il faut donc suivre les instructions du destinataire.
Ne supposez jamais que l'expression « copie assermentée » remplace automatiquement « copie certifiée conforme ».
Qu'est-ce qu'une notarisation?
Un notaire est un professionnel du droit dont les fonctions sont beaucoup plus larges que celles attribuées à une personne uniquement en sa qualité de commissaire à l'assermentation.
Certains documents ou certaines opérations peuvent nécessiter l'intervention particulière d'un notaire.
Une assermentation devant un commissaire ne remplace pas automatiquement une exigence de notarisation.
Si votre document indique expressément qu'il doit être notarié, vérifiez les exigences avant de réserver une simple assermentation.
Qu'est-ce qu'une apostille?
L'apostille est une procédure distincte utilisée pour certains documents destinés à être produits à l'étranger.
Les règles entourant l'apostille ne doivent pas être confondues avec celles d'une déclaration sous serment ordinaire, et ne sont pas couvertes en détail par cet article.
Si votre document doit être apostillé, consultez d'abord la procédure officielle applicable auprès de l'autorité compétente avant de réserver une assermentation.
Comment déterminer le bon service?
Posez-vous quatre questions.
1. Quelle expression exacte est utilisée?
Par exemple :
- déclaration sous serment;
- devant un commissaire à l'assermentation;
- copie certifiée conforme;
- notarisation;
- authentification;
- apostille.
2. À quel organisme le document sera-t-il envoyé?
Les exigences peuvent être différentes selon le destinataire.
3. Où le document sera-t-il utilisé?
Un document destiné au Québec n'est pas nécessairement traité de la même façon qu'un document devant être utilisé dans un autre pays.
4. Qui l'organisme autorise-t-il à intervenir?
Si ses instructions précisent « commissaire à l'assermentation », la démarche est relativement claire.
Si elles mentionnent un notaire, une autorité particulière ou l'organisme émetteur du document, il faut respecter cette exigence.
Pourquoi vérifier avant de réserver?
Une assermentation correctement effectuée ne peut pas corriger le fait que vous avez choisi le mauvais type de procédure.
La meilleure pratique consiste donc à confirmer les exigences avant la rencontre.
Vous économiserez ainsi du temps et éviterez de transmettre à l'organisme un document qui ne correspond pas à sa demande. Notre article sur le rôle du commissaire détaille aussi ses limites précises.
Assermentation Express
Assermentation Express fournit un service privé de réservation et d'assermentation à distance lorsqu'une déclaration peut être reçue par un commissaire à l'assermentation.
Assermentation Express n'est pas un site gouvernemental et ne remplace pas les services d'un avocat ou d'un notaire lorsqu'ils sont requis.