Le Gouvernement du Québec indique expressément qu'une personne peut être assermentée en personne ou à distance. Dans le cas d'une assermentation à distance, la visioconférence doit notamment permettre au commissaire et au déclarant de se voir et de s'entendre simultanément ainsi que de voir le document concerné.
Voici ce qu'il faut savoir avant votre rendez-vous.
Qu'est-ce qu'une assermentation?
Prêter serment consiste à déclarer solennellement que ce qui est écrit ou déclaré est vrai.
Dans certaines démarches administratives ou judiciaires, un formulaire, une déclaration ou un autre document doit être signé sous serment devant une personne autorisée à recevoir ce serment.
Un commissaire à l'assermentation peut remplir cette fonction lorsqu'il est autorisé à recevoir le serment concerné.
Peut-on vraiment être assermenté en ligne au Québec?
Oui.
Le Gouvernement du Québec prévoit expressément la possibilité d'une assermentation à distance au moyen d'une technologie telle que la visioconférence.
Le processus demeure néanmoins une véritable assermentation. Il ne suffit donc pas d'envoyer un document par courriel ou de parler brièvement au téléphone avec un commissaire.
Lors de la rencontre, les participants doivent notamment pouvoir :
- se voir;
- s'entendre simultanément;
- consulter le document faisant l'objet de l'assermentation;
- préserver l'intégrité et la confidentialité des documents échangés.
Une assermentation effectuée uniquement par téléphone n'est pas considérée comme valide.
Comment se déroule une assermentation en ligne?
Le déroulement peut être résumé en quelques étapes.
1. Préparer son document
Avant la rencontre, le déclarant doit prendre connaissance du document et vérifier les renseignements qu'il contient.
Le rôle du commissaire n'est pas de rédiger votre déclaration à votre place ni de déterminer si son contenu est juridiquement approprié à votre situation.
En cas de doute sur le document exigé, il est préférable de communiquer avec l'organisme, l'entreprise, le ministère ou le professionnel qui vous l'a demandé.
2. Transmettre le document
Dans un service d'assermentation à distance, le document peut être transmis électroniquement avant la rencontre.
Avec Assermentation Express, le parcours est conçu pour permettre au client de transmettre son document PDF de façon structurée avant la séance.
3. Participer à la visioconférence
Au moment convenu, le client et le commissaire se rencontrent en visioconférence. La vidéo et l'audio permettent d'effectuer l'assermentation en temps réel.
4. Faire la déclaration ou prêter serment
Le client déclare devant le commissaire que les renseignements contenus dans le document sont véridiques selon la déclaration requise.
Cette étape est essentielle : l'assermentation ne consiste pas uniquement à ajouter une signature ou un tampon sur un PDF.
5. Signer le document
Selon le processus utilisé, une signature peut être apposée électroniquement ou le document peut être signé manuellement puis numérisé.
Le Gouvernement du Québec reconnaît que différents moyens technologiques peuvent être utilisés pour une signature électronique lorsqu'ils permettent notamment d'établir l'identité du signataire et la manifestation de son consentement.
6. Intervention du commissaire
Le commissaire complète ensuite les éléments requis relativement à l'assermentation et indique que celle-ci a été effectuée à distance. Le document peut ensuite être retourné électroniquement.
Quels appareils peut-on utiliser?
En pratique, une assermentation à distance nécessite un appareil permettant une communication audiovisuelle adéquate :
- ordinateur;
- tablette;
- téléphone intelligent doté d'une caméra.
Une connexion Internet suffisamment stable est recommandée afin que le commissaire et le client puissent se voir et s'entendre clairement pendant toute la partie nécessaire de la séance.
Une assermentation en ligne est-elle différente d'une assermentation en personne?
Le moyen de communication change, mais le Gouvernement du Québec indique que le processus à distance demeure essentiellement le même que le processus en personne.
Dans les deux cas, le serment ou la déclaration doit être reçu par le commissaire en présence du déclarant, cette présence pouvant être physique ou technologique lorsque les conditions sont respectées.
Attention : assermentation ne signifie pas certification
Un commissaire à l'assermentation n'a pas pour fonction générale de certifier qu'un document est authentique ou qu'une photocopie est une copie certifiée conforme.
Il ne valide pas non plus automatiquement la véracité de tous les faits contenus dans votre document.
Son rôle consiste avant tout à recevoir votre serment ou votre déclaration.
Cette différence est importante avant de réserver : assurez-vous que l'organisme destinataire exige bien une assermentation et non une certification, une notarisation, une authentification ou une apostille. Notre article sur les différences entre ces démarches peut vous aider à y voir plus clair.
Faire une assermentation à distance avec Assermentation Express
Assermentation Express est un service privé québécois permettant de réserver une séance d'assermentation à distance avec un commissaire à l'assermentation.
Le service n'est pas un site du Gouvernement du Québec et n'est pas affilié au gouvernement.
Le parcours est conçu pour simplifier les étapes : réservation du rendez-vous, transmission du PDF, rencontre par visioconférence et traitement du document.