Avant de prendre rendez-vous, il est donc important de vérifier ce que demande exactement l'organisme auquel votre document est destiné.
Qu'est-ce qu'un document assermenté?
Un document est couramment qualifié d'« assermenté » lorsqu'une personne déclare sous serment devant une personne habilitée que les renseignements ou les faits contenus dans sa déclaration sont vrais.
L'assermentation donne un caractère solennel à cette déclaration.
Elle ne signifie toutefois pas que le commissaire a personnellement vérifié chaque fait déclaré.
La déclaration sous serment
La déclaration sous serment est l'un des cas les plus courants.
Elle peut être utilisée lorsqu'une personne doit déclarer officiellement certains faits dans le cadre :
- d'une démarche administrative;
- d'un dossier judiciaire;
- d'une demande auprès d'un organisme;
- d'un formulaire nécessitant une déclaration sous serment.
Certains formulaires prévoient directement un emplacement réservé à la signature du déclarant et à celle du commissaire.
La déclaration solennelle
Une déclaration solennelle permet également à une personne d'affirmer formellement que certains renseignements sont exacts.
On retrouve ce type de déclaration dans différentes démarches administratives.
Il est important de remplir le bon formulaire et de respecter les instructions de l'organisme destinataire.
Documents liés aux petites créances
Le Gouvernement du Québec donne notamment comme exemple une déclaration solennelle pouvant accompagner un dossier à la Division des petites créances de la Cour du Québec.
Cela ne signifie pas que tous les documents liés aux petites créances doivent automatiquement être assermentés.
Il faut toujours consulter les instructions correspondant précisément à votre procédure.
Formulaires administratifs
Certains ministères, organismes publics, établissements d'enseignement, employeurs ou autres organisations peuvent demander qu'une déclaration soit faite sous serment.
Le document précise généralement :
- qui doit signer;
- ce qui doit être déclaré;
- si un commissaire à l'assermentation peut recevoir le serment;
- les autres exigences particulières.
Une copie d'un document peut-elle être assermentée?
Il faut distinguer une copie assermentée d'une copie certifiée conforme.
Un commissaire à l'assermentation n'a généralement pas le pouvoir, simplement en raison de sa qualité de commissaire, de certifier qu'une copie est officiellement conforme à l'original.
Dans certaines situations, une personne peut toutefois déclarer sous serment devant un commissaire que la copie qu'elle présente correspond à l'original.
L'organisme destinataire doit accepter cette méthode.
Le Gouvernement du Québec recommande de vérifier auprès de l'organisme ayant délivré le document lorsqu'une véritable copie certifiée conforme est requise.
Qu'en est-il des diplômes et pièces d'identité?
Si une organisation demande une copie certifiée d'un diplôme, d'un passeport, d'un certificat ou d'une autre pièce officielle, une simple assermentation ne remplace pas nécessairement la procédure de certification demandée.
Avant de réserver, vérifiez précisément les termes utilisés :
- assermenté;
- déclaration sous serment;
- copie assermentée;
- copie certifiée conforme;
- authentifiée;
- notariée;
- apostillée.
Ces expressions ne sont pas interchangeables.
Documents destinés à l'extérieur du Québec
Un point particulièrement important concerne la destination du document — à ne pas confondre avec le lieu où le commissaire peut recevoir le serment.
Selon l'étendue de sa commission, un commissaire peut recevoir un serment au Québec seulement, ou à la fois au Québec et à l'extérieur du Québec. Cette étendue territoriale ne change toutefois pas la portée de son mandat : celui-ci vise les serments relatifs à des procédures ou documents destinés au Québec.
Si votre document doit être utilisé à l'extérieur du Québec, à l'étranger, ou doit faire l'objet d'une apostille, vérifiez directement auprès de l'autorité destinataire ou de l'autorité compétente si une assermentation par un commissaire québécois répond à l'exigence, avant de prendre rendez-vous.
Comment savoir si votre document peut être assermenté?
La meilleure source est généralement l'organisation qui demande le document.
Avant votre rendez-vous, vérifiez :
- si une déclaration sous serment est réellement exigée;
- si un commissaire à l'assermentation est une personne autorisée à la recevoir;
- si le document est destiné à être utilisé au Québec;
- si des instructions particulières de signature sont imposées;
- si vous devez fournir des documents supplémentaires.
Assermentation Express
Assermentation Express offre un service privé de rendez-vous d'assermentation à distance au Québec.
Le service ne remplace pas un avocat ou un notaire et ne fournit pas d'avis juridique sur la pertinence du document choisi.
Lorsque votre document nécessite effectivement une assermentation pouvant être reçue par le commissaire, vous pouvez réserver une rencontre en ligne et transmettre votre PDF avant la séance.