1. Vérifiez ce que l'organisme vous demande
Avant tout, relisez les instructions associées à votre document.
Cherchez des expressions comme :
- « déclaration sous serment »;
- « déclaration solennelle »;
- « devant un commissaire à l'assermentation »;
- « affidavit »;
- « signé devant une personne autorisée à recevoir le serment ».
Si l'organisme exige plutôt une copie certifiée conforme, une notarisation, une authentification ou une apostille, l'assermentation peut ne pas répondre au besoin.
En cas de doute, demandez confirmation directement à l'organisme destinataire.
2. Lisez votre document avant la séance
Le Gouvernement du Québec recommande au déclarant de lire son document et de s'assurer de son exactitude avant l'assermentation.
Ne découvrez pas le contenu au moment de prêter serment.
Vous devez être en mesure de comprendre la déclaration que vous vous apprêtez à faire.
3. Ne signez pas trop tôt lorsque le formulaire exige une signature en présence du commissaire
Certains documents doivent être signés dans le cadre de l'assermentation.
Le Gouvernement du Québec précise notamment qu'en personne, lorsqu'une signature avait déjà été apposée avant la rencontre, le document doit être signé de nouveau devant le commissaire.
Pour une démarche à distance, respectez les instructions communiquées pour votre document et pour la méthode de signature utilisée.
En cas de doute, attendez la séance avant d'apposer la signature finale.
4. Préparez une version numérique lisible
Pour une séance en ligne, votre document doit être facilement consultable.
Un PDF clair est généralement la solution la plus pratique.
Avant de le transmettre :
- vérifiez que toutes les pages sont présentes;
- vérifiez leur orientation;
- assurez-vous que le texte est lisible;
- évitez les photographies floues;
- vérifiez que vous avez envoyé le bon document.
5. Préparez votre appareil
Une assermentation à distance nécessite une communication audiovisuelle.
Avant votre rendez-vous, vérifiez :
- votre caméra;
- votre microphone;
- vos haut-parleurs ou écouteurs;
- votre connexion Internet;
- l'accès au lien de visioconférence.
Le commissaire et le déclarant doivent pouvoir se voir et s'entendre simultanément.
Un simple appel téléphonique n'est pas suffisant pour une assermentation à distance.
6. Installez-vous dans un environnement approprié
Choisissez un endroit :
- suffisamment calme;
- éclairé;
- où votre connexion Internet est stable;
- permettant une conversation confidentielle.
Les documents peuvent contenir des renseignements personnels. La confidentialité est donc un élément important du processus à distance.
7. Gardez les documents nécessaires à portée de main
Selon la démarche et le document concerné, certaines informations ou pièces peuvent être nécessaires pendant la séance.
Consultez les instructions reçues avant le rendez-vous et préparez-les à l'avance.
8. Soyez disponible à l'heure prévue
Un rendez-vous d'assermentation est une rencontre en temps réel.
Connectez-vous à l'heure indiquée dans votre confirmation afin de pouvoir effectuer la procédure complète dans le créneau prévu.
9. Suivez les instructions de signature
Le Gouvernement du Québec prévoit qu'une signature électronique peut être utilisée lorsque les conditions nécessaires sont respectées.
Une personne qui ne dispose pas d'une solution de signature électronique peut également, selon le processus applicable, signer manuellement le document, le numériser et l'envoyer au commissaire.
Assermentation Express vous indique le processus applicable à votre séance.
10. Conservez votre document final
Une fois le processus terminé, conservez soigneusement le document qui vous est retourné.
C'est cette version complétée qui doit normalement être transmise à l'organisation destinataire.
Une préparation de quelques minutes peut faire la différence
L'assermentation elle-même peut être rapide. Les problèmes surviennent généralement lorsque :
- le mauvais document est envoyé;
- une page manque;
- le client ne peut pas participer correctement à la visioconférence;
- le document exige une démarche différente;
- les instructions de signature n'ont pas été respectées.
Préparer ces éléments à l'avance permet donc d'avoir une séance beaucoup plus fluide.
Réserver avec Assermentation Express
Assermentation Express est un service privé d'assermentation à distance.
Après votre réservation, vous pouvez suivre les étapes du parcours pour transmettre votre document et rejoindre votre rencontre en visioconférence.